Ölkəmizdə kargüzarlıq işinin düzgün aparılmasına ciddi önəm verilir və bu sahədə işlər təkmilləşdirilərək çağdaş dövrdə rəqəmsal texnologiyalardan istifadə olunur. Yerli özünüidarənin düzgün və səmərəli həyata keçirilməsi bələdiyyələrdə kargüzarlıq işinin tələb olunan səviyyədə qurulmasından çox asılıdır. Hər bir təşkilatda fəaliyyətin düzgün sənədləşdirilməsi, sənədlərin lazımi səviyyədə qorunub saxlanılması və arxivləşdirilməsi ümumi işin çox mühüm tərkib hissəsidir. Sənədlərin düzgün arxivləşdirilməsi hüquq və qanuni mənafeləri, gələcəkdə yarana biləcək mübahisələrin obyektiv, ədalətli həlli baxımından cox vacibdir.
Kargüzarlıq işi, ümumilikdə qurumun bütün sahələri üzrə sənəd dövriyyəsini əhatə edir. Bunlara kargüzarlıq işinin təşkilinin və müvafiq qeydiyyat kitablarının qanunvericiliyə uyğun aparılması, sənədlərin qeydiyyat kitablarına düzgün qeyd edilməsi, o cümlədən qeydiyyat kitablarının tikilməsi, səhifələnməsi və möhürlənməsi məsələləri daxildir.
Kargüzarlıq - təşkilatın, öz vəzifələrini həyata keçirməsi ilə əlaqədar sənədləşdirmə və sənədlərlə işin təşkili üzrə fəaliyyətidir.
Kargüzarlıq xidmətinin əsas vəzifələri aşağıdakılardır:
- daxil olan sənədləri qəbul etmək, qeydə almaq, aidiyyəti üzrə bölüşdürmək və icraçılara çatdırmaq;
-sənədləri göndərmək;
-sənədlərin icra müddətinə, tələblərin uyğun tərtibinə və arxivləşdirilməsinə nəzarət etmək;
-icra edilmiş sənədləri struktur bölmələrindən tələb etmək;
-sənədlərin surətlərini çıxarmaq, çoxaltmaq və stenoqrafiya işlərini həyata keçirmək;
-sənədlər toplusunu formalaşdırmaq və arxivə təhvil vermək;
-sənədləri qoruyub saxlamaq və xidməti zərurətlə əlaqədar onlardan istifadəni təmin etmək;
-kargüzarlığın müntəzəm surətdə təkmilləşdirilməsi məqsədi ilə təşkilatın bütün fəaliyyət sahələrində kargüzarlıq işinə metodik rəhbərliyi həyata keçirmək, kargüzarlığı aparan işçilərin peşə hazırlığını artırmaq;
-tabe təşkilatlarda kargüzarlığın aparılmasına nəzarət etmək.
Burada elektron sənədlərlə bağlı kargüzarlığın aparılma xüsusiyyətləri də öz əksini tapır. Sənəd elektron formada qəbul edildikdə, təşkilat aşağıda göstərilən informasiya sistemini tətbiq etməlidir:
-elektron sənədin yaradılması;
-rekvizitlərin və gücləndirilmiş elektron imzanın əlavə edilməsi;
-elektron sənədin göndərilməsi;
-elektron sənədin həqiqiliyinin yoxlanılması;
-elektron sənədin alınmasının təsdiqi;
-daxil olan və ya göndərilən elektron sənədin qeydiyyatı;
-elektron sənədin yaradılması, qeydə alınması, göndərilməsi və saxlanılması zamanı kollektiv işin təmin edilməsi;
-elektron sənədin icrasına nəzarət, axtarışı və saxlanılması;
-elektron sənədlərin və onların arxivlərinin saxlanılması.
Kargüzarlığın müntəzəm surətdə təkmilləşdirilməsi məqsədi ilə bütün fəaliyyət sahələrində kargüzarlıq və sənəd dövriyyəsinin təşkili ilə bağlı müəyyən edilən qaydalara düzgün riayət edilməsi, bu sahədə qanunvericiliyin tələblərinin dərindən öyrənilməsinə və düzgün tətbiqinə diqqətin artırılması tövsiyə olunur.